Det er nå nye regler for arkivering av valgmateriell.
I henhold til den nye arkivloven er ikke valgmateriell omfattet av bevaringsforskriften. Det betyr at materiellet kan kasseres etter at oppbevaringstidene som kommunene eller fylkeskommunene skal fastsette etter arkivforskriften er ute.
Det er derfor opp til den enkelte kommune eller fylkeskommune å fastsette regler for når brukt valgmateriell kan kasseres.Arkivforskrifta stiller imidlertid krav til oppbevaring for dokumentasjon. Dette kommer vi tilbake til i punkt 4 og 5 nedenfor.
Husk at også dokumenter som gjelder saksbehandling i kommunen i forbindelse med valg, følger de vanlige reglene om arkivering som annen saksbehandling i kommunen.
Valgmateriell som ikke har vært i bruk skal ikke arkiveres. Dette gjelder både ubrukte konvolutter, ubrukte stemmesedler og ubrukte manntallseksemplarer.
Når valgresultatet er endelig kan dere kassere både stemmeseddelkonvolutter og omslagskonvolutter som har vært brukt under valget. Dette gjelder både forkastede og godkjente stemmegivninger. Når dere kasserer valgmateriell er det viktig at dette skjer på en betryggende måte.
Som nevnt over stiller arkivforskrifta krav til oppbevaring for dokumentasjon. Bestemmelsen skal sikre at dokumentasjon som kommunen eller fylkeskommunen har blir att vare på så lenge behovet for dokumentasjon er til stede.
Det betyr at brukt valgmateriell ikke kan kasseres for det er klart at det ikke lenger er behov for det.
Godkjente stemmesedler
Departmentets vurdering er at godkjente stemmesedler bør oppbevares til valgperioden er utløpt, det vil si i fire år. Etter fire år kan stemmesedlene kasseres på en betryggende måte.
Det er ikke nødvendig å oppbevare stemmesedler på papir i fire år, dersom dere kan oppbevare dem like trygt elektronisk.
Her er det viktig at dere er oppmerksomme på at EVA Skanning ikke er et godt alternativ for slik elektronisk lagring.
Forkastede stemmesedler
Stemmesedler som er forkastet kan dere kassere så snart valgresultatet er endelig.
Departementet omtaler ikke manntall i sin tolkningsuttalelse, men det er Valgdirektoratets klare anbefaling at også avkryssede manntallslister bør oppbevares til valgperioden er utløpt - altså i fire år. Etter fire år kan manntallet kasseres på en betryggende måte.
Det gamle kravet om at manntallet skulle oppbevares i åtte år er dermed ikke lenger gjeldende.
