Stemmestyret, valgstyret og fylkesvalgstyret skal føre protokoll i forbindelse med gjennomføringen av valg, jf. valgloven § 10-7. I henhold til valgforskriften § 41 fastsetter Kommunal- og distriktsdepartementet formularet til protokollen. Denne fastsettingen er videre delegert til Valgdirektoratet. Valgmyndighetene er pålagt å benytte det fastsatte formularet.
Under følger en oversikt over de fastsatte protokollene, med en forklaring på hver enkelt protokoll. Protokollene betegnes som «møtebøker». Møtebøkene blir fylt ut ettersom kommunene og fylkeskommunene legger inn informasjon i EVA. Etter endt valg, kan møteboken skrives ut fra EVA. Møtebøkene er offentlige dokumenter.
Stemmestyrets møtebok
Stemmestyret skal føre protokoll for gjennomføringen av valg i sitt aktuelle valglokale. Denne protokollen kalles «stemmestyrets møtebok». Stemmestyret skal gjennomføre en urnetelling, som blir til møteboken. De skal telle antall kryss i manntallet opp mot antall mottatte stemmesedler. Stemmestyret skal også føre inn antall mottatte konvolutter. Stemmestyret er også pålagt å informere om andre forhold som har hendt underveis i løpet av valgdagen som er av interesse for valgstyret i kommunen.
Se her for mer informasjon og om veiledning til utfylling av stemmestyrets møtebok i EVA.
Her finner du også egne opplæringspakker for stemmestyret med e-læringskurs for utfylling av stemmestyrets møtebok.
I tillegg til at stemmestyrets møtebok finnes i EVA, vil den også publiseres på Valgmedarbeiderportalen som et blankt dokument. Dette er for de kommunene som eventuelt benytter seg av papirmanntall på valgdagen uten tilgang til EVA i valglokalene.
Opptellingsmåten kommunen har valgt avgjør hvilken møtebok som skal benyttes. Kommuner som gjennomfører den foreløpige tellingen ute i valglokalene benytter møteboka for lokal opptelling. Øvrige kommuner bruker møtebok for sentral opptelling.
Stemmestyrets møtebok - Ekstra valglokaler
Foran kommunestyre- og fylkestingsvalget 2023 har det kommet en endring i valgloven § 9-3 (2) som åpner for at det kan opprettes ekstra valglokaler for en stemmekrets dersom det er nødvendig for å sikre at velgerne får mulighet til å stemme.
Disse stemmestedene kommer i tillegg til ordinære valglokaler, og er dermed en del av en krets hvor det allerede finnes et valglokale med et stemmestyre. Manntallskryssene og stemmesedlene som mottas på disse stedene skal derfor telles sammen med urnetellingen i de ordinære valglokalene.
For å ha en oversikt over mottatte stemmesedler og konvolutter, samt å sikre at alt av materiell følger med i transport til opptellingssted, skal det likevel fylles ut en møtebok også på disse stemmestedene. Møteboken er en forenklet versjon av stemmestyrets møtebok. Det skal derfor kun fylles ut antall mottatte stemmesedler, antall mottatte konvolutter og et felt for kommentarer ved hendelser det bør informeres om.
Valgstyrets møtebok
Valgstyret skal føre protokoll i forbindelse med forberedelser og gjennomføring av valg i kommunen. Møteboken opplyser om hvor det har blitt avholdt valgting i kommunen, informasjon om mottatte stemmegivninger, foreløpig og endelig opptelling, samt merknadsfelt hvor man kan kommentere de ulike seksjonene. Utdypende kommentarer utover merknadsfeltet bør skrives i egne vedlegg og legges ved møteboken.
Valgstyrets møtebok hentes ut fra EVA. Den skrives ut og signeres av valgstyrets medlemmer når valget er gjennomført.
Se her for mer informasjon og om veiledning til utfylling av valgstyrets møtebok i EVA.
Fylkesvalgstyrets møtebok
Fylkesvalgstyret skal føre protokoll i forbindelse med kontrollen av valgstyrets gjennomføring av fylkestingsvalg, samt valgoppgjøret. Møteboken består av fylkesvalgstyrets kontrolltelling av samtlige kommuner i det aktuelle valgdistriktet med eventuelle avvik mellom valgstyrets opptelling og fylkesvalgstyrets endelige opptelling. I de siste kapitlene fremkommer valgdistriktets mandatfordeling og valgte representanter.
Fylkesvalgstyrets møtebok består av to deler. Del 1 fylles ut manuelt. Del 2 ligger i EVA. Den skrives ut og signeres av fylkesvalgstyrets medlemmer når valget er gjennomført.
Se her for mer informasjon og om veiledning til utfylling av fylkesvalgstyrets møtebok i EVA.
Blanke versjoner av stemmestyrets møtebok og fylkesvalgstyrets møtebok del 1
Møtebøkene finnes som et utgangspunkt i EVA. Noen kommuner har behov for stemmestyrets møtebok som en blank versjon som kan fylles ut. Dette gjelder for eksempel om man bruker papirmanntall i valglokalene.
Her finner dere finner blanke versjoner av stemmestyrets møtebøker og fylkesvalgsyrets møtebok del 1
