Valgstyret skal så snart den endelige opptellingen er ferdig sende alt valgmateriell som vedrører fylkestingsvalget til fylkesvalgstyret.
Følgende materiell skal sendes:
- alle godkjente forhåndsstemmesedler, rettede og urettede hver for seg
- alle godkjente valgtingsstemmesedler, rettede og urettede hver for seg
- alle forkastede forhåndsstemmegivinger og forhåndsstemmesedler
- alle forkastede valgtingsstemmegivinger og valgtingsstemmesedler
- alle omslagskonvolutter for forhåndsstemmegivninger utenriks og på Svalbard og Jan Mayen
- bekreftet avskrift av valgstyrets møtebok
- kopi av innkomne klager
Det er viktig at alle tellekategoriene pakkes hver for seg, med et tydelig skille mellom hva som er forhåndsstemmer, ordinære valgtingstemmer, stemmer i særskilt omslag, sent innkomne/lagt til side, stemmer mottatt i beredskapskonvolutt for kommuner med elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen og fremmedstemmer for resten av kommunene.
Valgmateriellet skal pakkes i god orden i forseglet emballasje. De ulike stemmeseddelkategoriene bør legges i egne konvolutter med påskrift om innholdet. Emballasjen skal forsegles. Det er ikke forsvarlig eller forenlig med lovens formålsbestemmelse å benytte kun innpakningspapir, plastposer eller lignende for transport av valgmateriell. Det er valgstyrets ansvar at transporten skjer i henhold til lov og forskrift.
Det er viktig at valgmateriellet sendes på raskeste sikre måte, slik at valgoppgjøret ikke forsinkes unødig. Valgstyrene bør benytte praktiske ordninger basert på lokale forhold for å få materiellet hurtigst mulig frem til fylkesvalgstyret. Om det er praktisk mulig, bør valgstyret organisere direkte transport til fylkesvalgstyret.
Fylkeskommunen må planlegge for overleveringen fra valgstyrene, slik at overleveringen blir korrekt og effektiv. Valgdirektoratet anbefaler at fylkeskommunen har god dialog med kommunene i forkant for å planlegge tid og sted for overleveringen.
Det skal også utferdiges en kvittering for overlevering av valgmateriell fra valgstyret til fylkesvalgstyret.
Kvitteringen skal omfatte:
- hva som er overlevert
- hvem som overleverte
- hvem som mottok materiellet
- angivelse av tid og sted for når overleveringen fant sted
Kvitteringen skal minimum inneholde opplysninger om:
- avlevering av valgstyrets møtebok
- antall enheter med stemmesedler i forseglet emballasje
Skjemaet leveres til mottaker sammen med materiellet. Mottaker skal kontrollere det som mottas mot kvittering, og bekrefte at det er samsvar mellom skjemaet og det materiellet som blir overlevert. Bekreftet, skriftlig kvittering for mottatt materiell skal gis til den som bringer materiellet - en representant for stemmestyrene ved levering innad i kommunen og en representant for valgstyret ved levering i fylkesvalgstyret.
Det er opp til kommunene å etablere gode praktiske rutiner for å sikre en forsvarlig transport og overlevering av materiellet. Dersom materiellet skulle bli levert uten at en representant for avsender er tilstede ved overleveringen - for eksempel ved oversendelse per post - legges det til grunn at mottaker skal kontrollere materiellet, og sende kvittering for mottak.
Det anbefales at valgstyret og fylkesvalgstyret lager maler for slike kvitteringer som benyttes ved valg.
