Stemmestyret skal føre protokoll i forbindelse med valgtinget. Dette kalles "stemmestyrets møtebok" og består av stemmestyrets urnetelling i valglokalet.
Stemmestyret skal telle opp antall manntallskryss og antall stemmesedler, og sjekke at disse korresponderer. Det skal også protokolleres dersom det har skjedd noe spesielt i valglokalet som stemmestyret bør opplyse valgstyret om. Dette kan være spesielle hendelser, som forstyrrelser i valgavviklingen eller lignende.
Valgstyret skal føre protokoll i forbindelse med forberedelser og gjennomføringen av valg i kommunen. Dette kalles "valgstyrets møtebok". Møteboken består av informasjon om hvem som sitter i valgstyret, antall stemmegivninger i kommunen, kommunens foreløpige og endelige opptelling og eventuelle kommentarer til avvik eller hendelser.
Husk at møtebøkene gjennomgås grundig av flere ulike aktører etter valget. Det er derfor særlig viktig at eventuelle avvik forklares så grundig som mulig. Dersom avvikene ikke kan forklares utdypende nok i EVA skal forklaring legges ved utskriften av protokollen.
Informasjonen i møteboken hentes ut fra tallene kommunen har lagt inn i EVA underveis i valggjennomføringen.
Møteboken skal godkjennes av valgstyret og ha valgstyrets underskrifter for at den skal være gjeldende. Signeringen er valgstyrets godkjenning av valggjennomføringen i kommunen.
Valgstyrets møtebok er et offentlig dokument og bør være lett tilgjengelig for velgere og andre som ønsker å lese om kommunens valggjennomføring.
Når valgstyret har godkjent protokollen, skal den signerte møteboken lastes opp her på portalen, slik at den kan publiseres på valgresultat.no.
