Når dere mottar forhåndsstemmegivninger i konvolutt, for eksempel fra utenriksstasjoner eller andre kommuner, må dere registrere dem i EVA.
Det kan også skje at dere mister kontakten med EVA i forhåndsstemmeperioden, for eksempel som følge av strømbrudd eller fordi internett blir utilgjengelig. I slike tilfeller må stemmegivningene tas i mot som beredskapsstemmer inntil dere får kontakt med EVA igjen.
Husk at utenriksstemmer ikke kan registreres før 10. august. Dette er fordi alle utenriksstemmer regnes som ordinære forhåndsstemmer, og ikke skal registreres som tidligstemmer selv om dere mottar dem før 10. august.
Når dere har registrert stemmegivningene skal de prøves. Prøving betyr å undersøke om stemmegivningene oppfyller de kravene som valgloven stiller.
Ved prøvingen undersøker dere om følgende krav er oppfylt:
- Velgeren er innført i manntallet i kommunen
- Stemmegivningen inneholder nok opplysninger til at velgeren kan identifiseres
- Stemmegivningen er avgitt til rett tid
- Stemmegivningen er levert til rett stemmemottaker, med mindre den er avgitt som en brevstemme
- Omslagskonvolutten er ikke åpnet eller forsøkt åpnet
- Velgeren har ikke allerede avgitt en godkjent stemmegivning
- Stemmegivningen har kommet inn til valgstyret innen kl. 17 dagen etter valgdagen
Alle kravene må være oppfylt for at stemmegivningen skal godkjennes.
Hvis alle de overnevnte vilkårene er oppfylt, kan dere godkjenne forhåndsstemmegivningen. Dette gjør dere i EVA. Når dere godkjenner i EVA, krysses velgeren av i manntallet.
Når dere har godkjent forhåndsstemmegivningen, skal dere separere stemmeseddelkonvolutten fra omslagskonvolutten og valgkortet. Deretter legger dere stemmeseddelkonvoluttene i en egen bunke. Da anonymiserer dere stemmegivningene. Til slutt tar dere ut stemmesedlene, og teller disse på et senere tidspunkt.
Husk å legge noen få uåpnede stemmeseddelkonvolutter til side - se punkt 5 nedenfor.
Dersom en stemmeseddel som er lagt i stemmeseddelkonvolutt mangler offentlig stempel, må dere etterstemple den når dere tar den ut av konvolutten.
De fleste kommuner vil motta forhåndsstemmegivninger også etter at dere er ferdige med prøvingen av ordinære forhåndsstemmer og helt frem til kl. 17 dagen etter valgdagen. Disse sent innkomne forhåndsstemmene skal telles separat helt slutt i opptellingen.
Noen kommuner mottar kun et lite antall sent innkomne forhåndsstemmer og for å sikre hemmelig valg, bør disse stemmene blandes med noen ordinære forhåndsstemmer som dere legger til side.
Vi anbefaler at kommunene legger til side minimum 10 stemmeseddelkonvolutter som kan blandes med de sent innkomne for å sikre et tilstrekkelig antall. Dette skal være godkjente og uåpnede stemmeseddelkonvolutter.
Husk å registrere antallet konvolutter dere legger til side i EVA.
Hvis ett eller flere av de overnevnte vilkårene ikke er oppfylt, må dere foreslå å forkaste forhåndsstemmegivningen. Dette gjør dere i EVA. Husk at alle forkastelser skal behandles av valgstyret.
Stemmegivninger som dere foreslår å forkaste bør samles og oppbevares trygt til de skal behandles av valgstyret.
Forkastede stemmer ved fylkestingsvalg og stortingsvalg skal dere sende sammen med øvrig materiell til fylkeskommunen. Husk at dere aldri skal åpne forkastede stemmegivninger. Omslagskonvolutten skal forbli lukket.
