Det er valgstyret som er ansvarlig for gjennomføringen av valg i kommunen.
Selv om valgstyret er ansvarlig, kan valgstyret delegere myndighet til kommunedirektøren. Dette gjelder både vedtaksmyndighet og myndighet til å utføre praktiske arbeidsoppgaver. Kommunedirektøren kan delegere videre til noen i administrasjonen.
Det betyr i utgangspunktet at alt som gjelder valggjennomføringen må behandles og besluttes av valgstyret, dersom kommunedirektøren ikke har fått delegert myndighet.
For at din jobb som valgansvarlig skal bli enklere, er det derfor en fordel å skaffe deg en oversikt over hva som må tas opp i valgstyret og hva du kan få delegert myndighet til å gjøre på et administrativt nivå.
Når valgstyret skal delegere myndighet, skiller vi mellom prinsipielle og ikke-prinsipielle saker. Prinsipielle saker krever alltid vedtak i valgstyret og kan ikke delegeres til andre.
Dette er eksempler på saker som er prinsipielle og hvor valgstyret må fatte vedtak:
- vedta stemmesteder, stemmekretser og åpningstider
- godkjenne listeforslag
- oppnevne stemmestyrer
- bestemme om det ved enkelte forhåndsstemmesteder skal benyttes stemmeseddelkonvolutt
- behandle forkastelser av stemmegivninger og stemmesedler
- godkjenne valgoppgjøret (signering av møteboken)
- behandle klager ved valget
Valgstyret i kommunen kan også bestemme at de ønsker å fatte vedtak i saker som oppfattes som ikke-prinsipielle.
Valgstyret er ansvarlig for gjennomføringen av valg i kommunen og er dermed også ansvarlig for å bestemme hvilke oppgaver som skal delegeres.
Alt som ikke er av prinsipiell karakter kan delegeres til kommunedirektøren. For å få en tydelig ansvarsfordeling anbefaler vi at dere forbereder en sak for valgstyret hvor det fremkommer klart hvilke saker valgstyret skal ta stilling til, og hvilke saker eller områder det gis delegert myndighet til kommunedirektøren.
Vi skiller på delegering av vedtaksmyndighet og myndighet til å utføre arbeidsoppgaver som vanligvis faller til folkevalgte organer som valgstyret.
Eksempler på vedtaksmyndighet som kan delegeres, og som dermed ikke krever vedtak i valgstyret, kan være:
- innvilge fritak fra å stå på valgliste
- gi tilleggsfrist for å oppfylle krav til listeforslag
- oppnevne stemmemottakere (unntatt stemmestyrer)
- godkjenne søknader om innføring i manntallet fra personer med over 10 års botid i utlandet
Eksempler på arbeidsoppgaver som kan delegeres, og som dermed ikke må gjøres av valgstyret, kan være:
- holde kontakt med listeforslagsstillere
- praktisk saksbehandling av listeforslag
- underrette velgere med over 10 års botid i utlandet som søker om innføring i manntallet om vedtak
- rekruttere valgmedarbeidere og stemmemottakere
- bestemme avlønning
- sette opp arbeidstider
- rigge valglokaler
- skrive ut utleggingsmanntall og legge dette til offentlig ettersyn
- avtale med partier som ønsker kopi av manntall
- lage rutiner for oppbevaring av valgmateriell
- distribuere valgmateriell til valglokaler
- registrere stemmegivninger i EVA
- legge inn opptellinger i EVA
- føre protokoll av valggjennomføringen (møtebok)
- underretting til valgte representanter
Personer med delegert myndighet har et administrativt ansvar for valggjennomføringen. De er også Valgdirektoratets kontaktpersoner, og utpekes av øverste ansvarlige leder i kommunen eller fylkeskommunen. Det er opp til valgstyret å avgjøre innholdet i og omfanget av, den delegerte myndigheten.
Fristen for å registrere delegert myndighet i Altinn er 30. november året før valget. Dersom det i ettertid må gjøres endringer i personer med delegert myndighet kan eget skjema benyttes.
