EVA

Det første som må gjøres for å bruke EVA er å legge inn grunnlagsdata. Når kommunene og fylkeskommunene tar EVA i bruk vil det allerede være lagt inn en rekke grunnlagsdata, blant annet stemmekretser, manntall og partikoderegister. Grunnlagsdatasiden er bygd opp slik at man bare ser det man er ansvarlig for å legge inn av informasjon. Man starter med å legge inn informasjon øverst og jobber seg nedover.

​​​​Kommunene/fylkeskommunene må selv sørge for korrekt informasjon vedrørende:

​Hvilke roller kan leg​​ge inn grunnlagsdata?

Det er mulig å hente ut informasjon og statistikk om kommunens kretser fra EVA. Dette er tilgjengelig under menyvalget "Alle rapporter".

Rapporter for grunnlagsdata

Rapporten "Stemmeberettigede pr krets" inneholder informasjon om antall stemmeberettigede per krets i kommunen fordelt på kjønn. Du kan ta ut rapporten basert på fødselsdato. Dette kan være nyttig dersom du for eksempel ønsker å ta ut en rapport over antall stemmeberettigede førstegangsvelgere.

​Rapporten "Generell kretsinformasjon" gir en oversikt over alle kommunens kretser, med informasjon om kretsnavn, kretsnummer, navn på valglokale, adresse til valglokale, hvilke dag(er) som er valgdag(er) i kommunen, eventuell tekst til valgkortet som kommunen har lagt inn og antall stemmeberettigede i kretsen. Denne rapporten er nyttig for kommunen å bruke i sin kvalitetskontroll av grunnlagsdata de selv har lagt inn i EVA.

Man kan også ta ut en rapport over "Brukere og roller". Her får man en liste over alle brukere og roller man har i sin kommune.

I denne fanen velger kommunen om de ønsker å bruke elektronisk manntall i stemmelokalene på valgdagen. Kommunene kan velge mellom å bruke elektronisk manntall eller skrive ut avkryssingsmanntall på papir. Kommunene bør ha gjort en grundig kartlegging av lokaler og utstyr ved overgang til elektronisk avkryssingsmanntall.

Menypunktene og funksjoner i EVA vil endre seg ut fra hvilket alternativ kommunen velger:

Elektronisk manntall:

• Det er ikke nødvendig med opptellingskategorien fremmedstemmer
• Det er ikke nødvendig med roder
• Det vil være bruk for opptellingskategorien beredskapsstemmer
• Det vil være egen rolle for registrering av valgtingstemmer
• Du kan prøve valgtingstemmer samlet
• Antall manntallskryss vil bli automatisk registrert

Papirmanntall:

• Det er ikke behov for opptellingskategorien beredskapsstemmer
• Kommunen må håndtere fremmedstemmer
• Det er mulig å dele kretsen inn i roder
• Stemmestyret teller opp kryss i manntall fra papirmanntallet og dette blir ført inn i EVA
• Det er bare mulig å avvise valgtingstemmer som skal prøves i EVA, de som godkjennes, godkjennes med et kryss i EVA

Krav til listeforslag legges inn av kommunene ved kommunevalg og av fylkeskommunene ved fylkestingsvalg og stortingsvalg. Man må legge inn krav til listeforslag før man kan begynne arbeidet med å opprette listeforslag og behandle dem i EVA. Dersom dette ikke er gjort før man begynner arbeidet med listeforslagene vil systemet gi beskjed om det.

Man legger inn krav til listeforslag ved å klikke på Krav til listeforslag i grunnlagsdata. Minimum og maksimum antall kandidater som skal velges vil variere fra kommune/fylke til kommune/fylke.

Det er fylkeskommunen som skal legge inn antall kandidater for et stortingsvalg. Utjevningsmandatet skal ikke regnes med under krav til listeforslag, slik at fylkeskommunene må trekke dette mandatet fra de tildelte plassene.

Som valgansvarlig i en kommune må man under menyvalget Legg inn grunnlagsdata velge hvilken måte man skal gjennomføre opptellingen på.

Det er mulig for kommunen å velge om fremmedstemmer skal telles samlet eller kretsvis​, og om ordinære valgtingsstemmer skal telles samlet eller kretsvis.

Forklari​ng på "Opptellingsmåter":

• Sentralt - samlet: Foreløpig opptelling gjøres hos valgstyret sentralt i kommunen. Alle kretser slås sammen.
• Sentralt - fordelt på krets: Foreløpig opptelling gjøres hos valgstyret sentralt i kommunen, men hver enkelt krets telles separat.
• Lokalt - fordelt på krets: Foreløpig opptelling gjøres i hver enkelt krets (lokalt i valglokalene av stemmestyrene).
• Lokalt - fordelt på krets, flere kretser sammen - samlekretser (tellekretser): Denne opptellingsmåten settes opp som "Lokalt - fordelt på krets". Det må så opprettes tellekretser og det er en egen fane for dette i Legg inn grunnlagsdata.
  
  

Endelig opptelling skjer alltid hos valgstyret.

Som valgansvarlig i en kommune må man under menyvalget "Legg inn grunnlagsdata" legge inn om kommunen kommer til å benytte seg av maskinell telling (skanning) eller ikke.

Dersom kommunen velger "Ja" til å skanne stemmesedler, blir man bedt om å legge inn kontaktinformasjon til den i kommunen som er ansvarlig for skanning og som skal være kommunens kontaktperson i forbindelse med skanningrelaterte saker.

Man må oppgi hvorvidt kommunen kommer til å benytte seg av en skanningleverandør. Valgdirektoratet vil ved hvert valg ivareta at listen med skanningleverandører er oppdatert og i henhold til de leverandørene man har mulighet til å gjøre avrop på.

Videre må kommuner som skal delta i et skanningsamarbeid, enten med annen kommune eller en fylkeskommune, oppgi hvem som deltar i samarbeidet og hvem som er ansvarlig for skanningsamarbeidet.

Det må legges inn minst ett sted for mottak av forhåndsstemmer. Kommunen må opprette stemmested hvor stemmesedlene skal legges rett i urne. Dersom det ligger inne et forhåndsstemmested fra tidligere valg, må du vurdere om du trenger å opprette flere.

Det er ikke nødvendig å opprette et eget konvoluttstemmested, EVA håndterer dette uten at kommunene trenger å ta noen aktive valg i EVA. Stemmegivninger som tas i mot og registreres som konvolutt, vil automatisk registreres på dette stemmestedet.

For eksempel:

En kommune har tre faste forhåndsstemmesteder (Rådhuset, Kinoen og Biblioteket). For kommunen betyr dette at alle forhåndsstemmer rett i urne og alle forhåndsstemmer til andre kommuner i konvolutt skal registreres lokalt på det enkelte forhåndsstemmestedet (her: Rådhuset, Kinoen og Biblioteket).

Når det gjelder forhåndsstemmer som er tilsendt fra andre kommuner, fra utlandet eller forhåndsstemmer det kan være noe særskilt ved (velger ikke i manntall eller velger har avgitt stemme tidligere), samt forhåndsstemmer som er tatt imot i beredskapskonvolutt er det ikke nødvendig å opprette eget stemmested for disse. Det er lagt til rette for at konvoluttstemmene blir registrert på rett sted (ID 9999) i EVA når du registrerer disse under menypunktet Registrer forhåndstemmekonvolutter sentralt.

Du kan endre informasjon på et forhåndstemmested. Du markerer det forhåndsstemmestedet du ønsker å endre og klikker på knappen rediger. De røde stjernene i bildet viser hvilke felt som er obligatoriske. Du må legge inn gateadresse om denne mangler. Alle forhåndsstemmesteder må ha en unik ID på 4 siffer. Kommunen bestemmer selv tallkombinasjon. Den blir brukt for å identifisere forhåndsstemmelokalet dersom kommunen importerer fil med brukere som har rolle forhåndstemmemottaker.

Markerer du at stemmestedet skal være allment tilgjengelig må du legge inn GPS koordinater og forhåndsstemmestedet vil være synlig for velgere på nettsiden valglokaler.no. Velger du nei, vil forhåndsstemmestedet ikke være synlig på valglokaler.no og det er ikke behov for å legge inn GPS koordinater.

Det er mulig for kommuner å legge inn GPS-koordinater for forhåndsstemmelokalene i kommunen, på samme måte som for valgtingsstemmelokaler. Dette beskrives i et eget punkt nedenfor.

Her kan man markere for universelt utformet lokale. Denne informasjonen vil bli vist på valglokaler.no

Kommuner som benytter papirmanntall på valgting må selv velge om de skal benytte roder og hvilke kretser som eventuelt skal ha roder. Velg ja på "Skal det benyttes roder" under stemmested for valgting.

Dersom en eller flere kretser i kommunen skal benytte roder, må rodene konfigureres. Det vil si, kommunen må ta stilling til hvor mange roder kretsen skal deles inn i. Dette gjøres i menyvalget "Oppsett av roder".

+ og - knappene brukes til å velge antall roder, tallet viser manntallsførte.

En stemmekrets skal ha ett valgtingsstemmested. Eventuelle kretsendringer som er meldt i fra om til sentral matrikkelmyndighet innen 31.mars i valgåret skal være oppdatert i systemet, men du må legge inn informasjon om stemmested.

​Dersom det ikke er registrert informasjon om stemmestedet for kretsen vil du få et rødt symbol foran navnet på stemmekretsen. Det er i dette vinduet du skal legge inn åpningstider for valgdagen(e). For kommuner som velger å bruke papirmanntall på valgdagen er det også her du må velge om du ønsker å bruke roder.

For å gjøre endringer, markerer man den kretsen man ønsker å endre og klikker på knappen rediger. Informasjon om åpningstider og adresse for stemmestedene vil bli overført til valgkortet. Det er viktig at kommunene går inn på hvert enkelt stemmested innen hver krets for å sikre at stemmesteder med tilhørende informasjon er riktig. Frem til alle grunnlagsdata er godkjent vil det være mulig å endre detaljene for stemmestedene.

Åpningstidene for hvert enkelt stemmested er utfylt. Disse kan imidlertid overstyres. Det er mulig å legge inn to tidspunkt per valgdag. For eksempel kl. 09.00 - 13.00 og kl. 15.00 - 21.00, dersom det er ønskelig.

Det er også mulig for kommuner å legge inn GPS-koordinater for valglokalene i kommunen. GPS-koordinatene skal brukes på en nettside og mobilapplikasjon som viser oversikt over alle tilgjengelige valglokaler (www.valglokaler.no). GPS-koordinatene vil overføres fra grunnlagsdatainformasjonen fra forrige valg og kommunene må derfor sikre at GPS-koordinatene fortsatt stemmer. Dersom kommunene velger å ikke endre eller legge inn GPS-koordinater, vil ikke dette bli gjort av departementet i ettertid. Det vil si at dersom det allerede ligger GPS-koordinater inne fra forrige valg vil disse ligge til grunn også i år, eller så vil det være tomt på kartet til www.valglokaler.no. Valgdirektoratet oppfordrer derfor kommunene om å sikre at GPS-koordinatene stemmer, eller legge de inn dersom de ikke er utfylt. 

Fremgangsmåten for å legge inn GPS-koordinater er beskrevet i neste punkt.

GPS koordinater som legges inn i EVA Admin knyttet til forhåndsstemmesteder og stemmesteder på valgting gjenbrukes på nettsiden valglokaler.no. Det gjør det enklere for velgere å finne nærmeste valglokale.

Dersom man skal bytte stemmested eller mangler en koordinat, er dette fremgangsmåten:

1. Finn gateadresse, postnummer og poststed til stemmelokalet.

2. Gå på forhåndstemmested eller stemmested for valgting i grunnlagsdata og legg inn gatenavn og nummer, postnummer og poststed.

3. Systemet kontrollerer at gatenavn, gatenummer, postnummer og poststed stemmer med hverandre.

4. Når informasjonen over er korrekt fylles GPS koordinater ut i systemet. 

Dersom du ønsker å korrigere koordinatene slik at det står rett over den delen av bygget som blir brukt i valggjennomføringen, kan du flytte den røde markøren som pilen peker på i bildet nedenfor og GPS koordinatene blir oppdatert.

Når en kommune velger å gjøre opptellingen av valgtingsstemmer kretsvis, er det ikke lov å telle kretser med mindre enn 100 stemmeberettigede alene. Det kan derfor være behov for å slå sammen to eller flere kretser til en tellekrets.

Merk! Dersom kommunen velger opptellingsmåte "sentralt samlet" for valgtingstemmer vil fanen "Tellekretser" ikke vises i trekkspillmenyen.

Trykker du på ja, vil vinduet utvide seg og du må ta stilling til hvilke kretser du ønsker å telle sammen. Du må lage et stemmekretsnummer som velges fritt med 4 siffer. Bortsett fra 0000 - for håndstemmestedene og 9999 konvoluttforhåndstemmene.

Markér de stemmekretsene du ønsker å lage tellekrets av, legg inn navn og nummer på tellekrets og klikk på knappen opprett tellekrets.

Merk! Navngivingen av tellekretsen i EVA vil gjenspeiles i alle rapporter og på valgresultat.no.

I oversikt over kretser vil det bare stå igjen de kretsene som ikke skal være tellekrets, og til venstre er det nå opprettet en ny tellekrets. Dersom du ønsker å slette den nye tellekretsen må du markere navnet på den nye tellekretsen og klikke på knappen slett tellekrets. Kretsene vil da bli flyttet tilbake til oversikt over alle kretsene. Når du har opprettet tellekrets, klikker du på ferdigknappen.

På valgkortet må valgstyrets adresse legges inn. Åpningstidene fra Valgtingsstemmested dukker automatisk opp. Det er mulig å legge inn tekst til valgkortet med maks 150 tegn. Dette kan legges inn på kommunenivå og bli synlig på alle kretser. Man kan også ha særskilt tekst på enkelte eller alle kretser. I eksempelet under har alle kretser særskilt tekst.

For å redigere valgkortet merk kommune eller krets og klikk på rediger.

Merk! Valgkortet som vises i EVA har ikke identisk utseende som valgkortet velgerne mottar i posten. Valgkortet vil inneholde samme informasjon, men det vil forekomme avvik i utseende.

Kommunene og fylkeskommunene må legge inn navn og kontaktinformasjon på valgte medlemmer i styrer. Dette gjelder medlemmene av stemmestyre, valgstyre, og fylkesvalgstyre.

​Et styre er et folkevalgt organ hjemlet i særlov som har ansvar for gjennomføringen av valget på et bestemt nivå.

•Stemmestyret står for gjennomføringen av valgtinget på stemmestedene.
•Valgstyret i kommunen har ansvar for gjennomføring av kommunestyre-, fylkestings-, og stortingsvalg i kommunen.
•Fylkesvalgstyret har ansvar for gjennomføring av fylkestings- og stortingsvalg i en fylkeskommune.

Merk! For sametingsvalget skal det ikke legges inn stemmestyre.

For å legge inn opplysninger om styrene, åpner man fanen for styret man ønsker å legge inn. Deretter får du opp skjermbildet hvor man kan opprette medlemmer. Hvis det allerede er personer som er opprettet til et styre, vil man også ha mulighet til å fjerne personen fra styret. Klikk på opprett medlem og du vil få frem skjermbildet nedenfor.

Opprett medlem

Skriv inn fødselsnummer/fødselsdato eller navn og søk i manntall. Dersom personen ikke finnes i manntallet, kan du fylle inn fornavn og etternavn.

Velg "ansvarsområde", markert med rød stjerne. Man har følgende valg av ansvarsområder:

• Leder
• Nestleder
• Medlem
• Varamedlem
• Styres sekretær

Merk! Det er viktig å gi hver person rett ansvarsområde. Dette er opplysninger som overføres til møtebøkene. Klikk legg til for å opprette medlem.

Man kan endre rekkefølgen på medlemmene av styrene ved å klikke på ett medlem, og dra og slippe vedkommende medlem oppover eller nedover i listen. Det er derimot ikke mulig å bytte roller på medlemmer. Dersom man har lagt til feil rolle må man derfor slette og opprette vedkommende på nytt.

Dra og slipp medlemmer i styrer for å endre rekkefølge.

Det er ikke anledning for listekandidater å være oppnevnt som stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i den kommunen hvor man står på liste (Valglovens §9-3(4)). EVA Admin kontrollerer medlemmer av stemmestyre som legges inn i systemet mot alle listeforslag i vedkommende kommune.

Når kommunen har lagt inn grunnlagsdata og ferdigstilt alle fanene har siden for grunnlagsdata bare grønne faner. Nå må dette oppsettet godkjennes av kommunen. Dette er for å gi beskjed til Valgdirektoratet om at kommunen er ferdig med innlegging av grunnlagsdata. Det vil ikke være mulig for kommunen selv å oppheve godkjenningen etterpå, om man har godkjent ved en feil ta kontakt med brukerstøtten.

Merk! Frist for innlegging av grunnlagsdata er 31.mai i valgåret.

Under "Alle rapporter" på Min side finnes rapporten Generell kretsinformasjon. ​Rapporten gir en oversikt over alle kommunens kretser, med informasjon om kretsnavn, kretsnummer, navn på valglokale, adresse til valglokale, hvilke dag(er) som er valgdag(er) i kommunen, eventuell tekst til valgkortet som kommunen har lagt inn og antall stemmeberettigede i kretsen. Denne rapporten er nyttig for kommunen å bruke i sin kvalitetskontroll av grunnlagsdata de selv har lagt inn i EVA.

Det finnes mange roller i EVA. Enkelte av dem MÅ kommunene og fylkeskommunene benytte, mens andre er valgfrie. Når kommunene og fylkeskommunene tar EVA i bruk vil det være lagt inn to valgansvarlige fra kommunen/fylkeskommunen. Ved administrasjon av brukere kan man velge å redigere, slette eller opprette ny bruker. For å gjøre dette, trykk på menyvalget "Administrer brukere" under "Grunnlagsdata". ​

Menyvalget "Administrer brukere"

​På forsiden ser man menyvalgene. Hvis man vil redigere en bruker, velger man "R​​ediger" ved siden av det navnet det gjelder. Om man vil opprette ny bruker, trykker man på denne knappen øverst til venstre. Man har ikke anledning til å tildele seg selv roller i EVA.

​Dersom man har fl​ere brukere man skal tildele roller, kan man også gjøre dette ved å importere en Excel-fil. Malen for dette finner man ved å gå inn på menyvalget "Administrer brukere" og trykke på "​​Importer fra Excel", og velg "Last ned mal".

Importer fra Excel

Merk! Når du legger inn informasjon om brukere og roller i Excel-malen, må du skrive inn kretsnummeret under forhåndsstemmested/stemmekrets - ikke hva forhåndsstemmestedet/kretsen heter. Da vil det ikke kunne lastes opp i EVA. I filen for stemmemottaker valgting, må man i tillegg sette et kryss (X) under "Ansvarlig" dersom det er noen på listen som skal ha denne rollen.

Det er mulig å ta ut rapporter fra EVA med oversikt over brukere og hvilke roller de har. Denne rapporten kan tas ut for fylkeskommunen, hele kommunen eller fordelt på stemmekretser.

Bruk menyvalget "Alle rapporter" på Min Side. På denne siden kan man velge "Brukere og roller".

Ved opprettelse av ny bruker eller ved redigering av bruker er skjermbildene like. En ny bruker må alltid tildeles minimum en rolle.

Administrer brukere - Opprett ny bruker

Opprett ny bruker - Søk i manntallet​

Legge til bruker som er manntallsført
Når man skal opprette en ny bruker kan man søke på fødselsnummeret eller navnet til personen. Når man har søkt opp personen trykker man på navnet, så kommer man inn på siden "Rediger bruker". Dersom personen finnes i manntallet vil all kontaktinformasjon ligge der.

Legg til bruker som ikke er manntallsført
Legg inn fødselsnummer i søkefeltet og klikk på søk. Du vil da få opp vindu for å legge til bruker. Legg inn personopplysninger og mobiltelefonnummer før du tildeler vedkommende en rolle.

Ved siden av kontaktinformasjonen er feltet for å legge til roller i systemet. For å legge til rolle, trykker man på "Legg til rolle og sted".

Legg til bruker

Merk! Du kan velge om en bruker skal være aktiv eller inaktiv. Inaktive brukere får ikke logget på EVA. Dette kan være nyttig dersom man vil være tidlig ute med å tildele brukere og roller, men ikke ønsker at de skal ha tilgang til EVA umiddelbart.

Man vil deretter få opp et bilde som viser hvilke roller du kan velge mellom, samt hvor denne rollen skal tilhøre.

Legg til rolle og sted

Man velger rollen som brukeren skal ha, samt hvilket område den skal være knyttet til. For eksempel en ansvarlig valglokale som skal være knyttet til et spesifikt stemmested. Rollen vil så være tilgjengelig i listen over tildelte roller på brukeren.

​Det er viktig å merke seg at noen roller som tildeles krever at det er opprettet et styre på samme valgnivå. Et eksempel på dette er roller knyttet til opptelling.

Når rollen er opprettet er det viktig at man trykker på "Opprett" nederst i venstre hjørne​. Rollen vil da lagres på brukeren.

For oversikt over roller, se rollematrisen.

For å redigere brukere må man klikke "Rediger" til venstre for brukerens navn.

Administrere brukere - rediger

Når man velger en bruker vil man få oversikt over roller denne brukeren er tildelt. Man kan slette tildelte roller ved å  klikke på den røde X-en ved siden av rollen. Så fort man trykker på denne X-en, forsvinner rollen. Man kan også tildele nye roller ved å klikke på "Legg til rolle og sted".

Administrere brukere - Oversikt over tildelte roller

Administrere brukere - Rolle slettet

​For kommuner og fylkeskommuner med mange brukere kan det være nyttig å søke opp brukere dersom man har behov for å redigere eller slette brukere. ​Dette gjør man ​på første siden under "Administrer brukere".

Administrere brukere - Søk etter brukere

Dersom du har gjort endringer i kommunens valgkretser kan du ha manntallsavvik. Dersom kommunen er midt i en prosess med kretsendringer vil det være naturlig å ha avvik i en kort periode. Det er ikke mulig for kommunene eller Valgdirektoratet å rette opp dette direkte i EVA. Avvik må kommunen ta videre med kommunens matrikkelfører og folkeregisteret.

Kretser uten manntallsførte personer

Tallet viser hvor mange kretser kommunen har uten manntallsførte personer. I eksempelet over er det fire kretser uten manntallsførte personer.

Kretser i manntallet som ikke er konfigurert i systemet, men som er med i manntallet

Tallet viser hvor mange kretser, som hadde knytning til manntallsførte i siste oppdaterte manntall, som ikke finnes i EVA.

Det finnes en rekke rapporter tilgjengelig i EVA for kommunene og fylkeskommunene. Alle rapportene er samlet under et eget menyvalg under forberedelsesfasen på Min side. Hvilke rapporter som til enhver tid er tilgjenglig avhenger av din rolle i EVA og hvilket valg du er i. I tillegg er rapportene knyttet til de fire valghendelsesfasene og blir tilgjengelige etter hvert som valget skrider frem.

Menyvalg "Alle rapporter" på Min side. Det er bare fylkeskommunen som har tilgang til listeforslag under et stortingsvalg.

Rapportvalgene til Valgansvarlig kommune under et kommunestyre- og fylkestingsvalg.

Slik fungerer rapportene: Trykk på rapporten du ønsker å laste ned. Du vil få opp et skjermbilde hvor du får valget "Last ned pdf". Merk! På enkelte rapporter vil du få muligheten til å filtrere rapporten på fødselsdato. Dersom du ønsker å gjøre dette, kan du fylle inn riktig informasjon. Noen rapporter har obligatoriske felt for utfylling. Disse er merket med rød stjerne.

Last ned pdf

Når du har valgt "Last ned pdf", vil nettleseren begynne arbeidet. Prosessen videre er noe ulik i forskjellige nettlesere.

I Chrome: Den nedlastede rapporten vil legge seg nederst på skjermen. Trykk på den nedlastede rapporten, og den vil så åpne seg i en ny fane i nettleseren. Herfra kan du velge å lagre rapporten dersom du ønsker det.

Merk! Ikke alle rapporter er tilgjengelige i EVA Opplæring og EVA Trening.​